质量手册，用 QM标识（ Quality Management），是对一个单位建立 质量管理体系的总体概括性描述，是质量战略的体现★■◆，是实施质量管理体系的基础观测业务总体可分为业务过程■■◆■◆、支撑过程和管理过程三大过程。结合 PDCA（策划 -实施 -检查 -改进）理念■◆★★◆★，观测质量管理体系由 ■★■★■“3-332★◆★■”总体架构调整为 “3-566”的体系架构，三大过程的划分更加细化■■。

　　工作记录，用 QF 标识 (Quality Form) ，是开展各项工作后形成的工作记录◆★◆★★★， 是实施各过程形成的实施结果或效果的证明材料。

　　程序文件■■◆★■，主要包括开展该项工作的主要目的■★◆◆◆、范围、 职责、流程、绩效考核及风险机遇的控制等内容■■★★。内容不涉及某个具体工作的技术性细节， 应体现策划 - 实施 - 检查 - 改进 (PDCA) 和何因、何事、何地、何时◆◆★■★★、何人、何法 (5W1H) 的管理方法◆■。

　　作业指导文件，用 QI 标识 (Quality Instruction) ，详细规定如何开展某项工作■■★■◆，是程序文件的支持性文件。内容包括开展某项工作的主要目的、范围、职责、步骤、方法◆■、绩效 考核及风险机遇的控制等内容。通用文件■★■◆■， 用 QG 标识 (Quality General-file) ，是基于 ISO9001 质量管理理念，覆盖装 备★★■、质量控制★★★★◆、传输、产品全流程的国、省■■■★★★、市、县通用的各类气象观测业务管理文件。

　　观测业务总体可分为业务过程、支撑过程和管理过程三大过程■■◆。结合PDCA（策划-实施-检查-改进）理念，观测质量管理体系由“3-332”总体架构调整为“3-566”的体系架构，三大过程的划分更加细化。

　　2023版的体系文件由质量手册、程序文件、通用文件、作业指导书和工作记录组成。